Mengenal & Memahami Kerja-kerja PR: Problem Solving

 Mengenal & Memahami Kerja-kerja PR: Problem Solving

MENETAPKAN TUJUAN

ADA 2 CARA UNTUK MENETAPKAN TUJUAN:

• Riset khusus untuk memecahkan masalah yang ada di perusahaan.
• Diskusi/ konsultasi secara mendalam dengan para pimpinan departemen/ kalangan staf inti tentang masalah yang ada.

MEMILIH PRIORITAS

Dengan cara tersebut maka akan didapat tujuan yang akan menjadi prioritas. 

• Jangka pendek
• Jangka panjang

Contoh:

• Perusahaan akan membuka kantor cabang baru di Kota A (Jangka pendek)
• Perusahaan akan melakukan ekspor ke China (jangka panjang)

TUJUAN-WAKTU

Semua perusahaan akan menghadapi masalah dan waktu dalam mencapai tujuan. 

Kuncinya adalah disiplin dalam menetapkan waktu untuk mencapai tujuan.

TUJUAN - DANA

Berapa banyak uang tersedia? Akan menentukan jumlah dan kualitas sumber daya. Berlaku untuk penyediaan jam kerja, pengadaan berbagai peralatan kerja seperti komputer, kamera foto, kendaraan, printer, dsb.

Dampak positif : karyawan kreatif

Dampak negatif : hasil tidak memuaskan

DAMPAK TERBATASNYA SUMBER DAYA

• Perusahaan akan menyesuaikan penerapan tujuan dengan daya dukung yang ada. 
• Prinsip ini harus dicamkan setiap mengajukan suatu proposal ke pimpinan
• Berkaitan dengan anggaran. Sebagian program kadang dikorbankan/ ditunda. 
• Setiap peningkatan/ penambahan tujuan tanpa disertai penambahan dukungan dana akan mengakibatkan penderitaan bagi pelaksananya. Hasil yang akan dimunculkan akan jauh dari memuaskan. 
• Jadwal yang sudah dibuat harus ditaati.

DAMPAK PENCAPAIAN TUJUAN

• Menaruh kepercayaan ke PR dan akan kembali menggunakan jasanya lagi. 
• PR adalah kebutuhan, karena citra perusahaan akan lebih terbentuk dan terpatri ke dalam benak masyarakat. 
• Biaya PR lebih sedikit daripada iklan (lebih menguntungkan). Mengapa? Karena tidak selalu berkaitan dengan membayar biaya iklan. PR bisa melakukan kerjasama program dengan media (sistem barter/ saling publikasi program)

 Masalah Umum PR 

Masalah- masalah PR dapat dikategorikan menjadi tiga, yakni :

• Persoalan yang berkaitan dangan adanya persepsi negatif publik terhadap organisasi atau sebuah produk
• Praktisi PR harus menyusun dan melaksanakan sebuah program kehumasan dalam posisi yang netral
• Praktisi PR harus mengembangkan program yang berkesinambungan

Untuk dapat menentukan masalah, humas harus dapat memahami situasi yang sedang terjadi dengan cara mencari melalui beberapa pertanyaan berikut:

• Apa yang menjadi sumber masalah
• Di mana masalah itu berada
• Kapan masalah muncul
• Siapa yang terlibat
• Bagaimana mereka terlibat
• Mengapa masalah tsb penting bagi organisasi dan khalayak
• Menganalisis situasi pada masalah yang dihadapi humas dapat dengan dua hal, yakni:

ANALISIS SITUASI INTERNAL DAN EKSTERNAL

1. ANALISIS SITUASI INTERNAL

• Pernyataan mengenai misi organisasi atau perusahaan
• Daftar Riwayat hidup dan foto anggota dewan direksi, komisaris dan eksekutif perusahaan
• Catatan mengenai sumber daya seperti anggaran, staf, penjualan dan sebagainya
• Kebijakan dan prosedur yang terdapat pada organisasi dalam situasi terjadi masalah
• Pernyataan pimpinan perusahaan berkenaan dengan masalah yang dihadapi
• Gambaran mengenai bagaimana perusahaan menangani masalah
• Daftar para pihak internal dan penjelasannya
• Saluran yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak internal

2. ANALISIS SITUASI EKSTERNAL

•  Analisis situasi eksternal bisa dilakukan dengan cara:
• Kliping surat kabar, majalah serta publikasi lain
• Laporan, transkrip dan rekaman siaran radio,TV, sosial media
• Daftar wartawan
• Daftar orang atau kelompok simpatisan
• Daftar orang atau kelompok  yang menentang
• Hasil survey atau pendapat umum
• Jadwal acara khusus serta tanggal penting terkait dengan situasi yg dihadapi
• Daftar lembaga pemerintahan, pejabat pemerintahan
• Salinan peraturan yang relevan, UU serta laporan dengar pendapat perusahaan
• Salinan riset yang telah di publikasikan terkait dengan masalah yang dihadapi

Proses kehumasan dalam mengatasi sebuah masalah:

1. Menentukan Masalah (Definiting the Problem): Proses ini merupakan proses menganalisis situasi apa yang terjadi. Dalam hal ini, humas ditutut untuk peka terhadap situasi apa yang terjadi.

2. Perencanaan dan Penyusunan Program (Planning and Programing): Humas dalam tahap ini memiliki tugas menyusun strategi apa yang harus dilakukan berkaitan dengan masalah yang terjadi.

3. Melakukan Tindakan dan Berkomunikasi: Merupakan tahap action yang dilakukan oleh humas. Humas mulai terjun dan melaksanakan apa yang telah direncanakan.

4. Evaluasi Program (Program Evaluating): Dalam tahap ini, semua yang telah dilaksanakan dalam program-program humas dinilai

CONTOH PERMASALAHAN PR PEMERINTAHAN

Tidak munculnya Humas sebagai corong pemerintah di hadapan publik menandai buruknya kinerja Humas di hadapan publik dan organisasinya.

Seharusnya dengan menjalankan fungsi manajemen komunikasi yang baik, Humas  diharapkan mampu membangun ruang publik yang memberikan kanal bagi proses komunikasi dan interaksi seimbang antara pemerintah dengan publik dan sebaliknya.

Realitanya  Humas pemerintah belum bisa berbuat banyak atau belum bisa menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik.

Kendala yang dihadapi: kendala dalam pola koordinasi, kelembagaan, kompetensi SDM,  infrastruktur, terbatasnya akses/ kewenangan Humas, dan masih kurangnya komitmen dari top pimpinan.

KHALAYAK/ PUBLIK

• Public Relation (Hubungan Publik)
• Setiap perusahaan akan menetapkan sendiri publik/ sasaran kerja PR.

10 khalayak utama:

• Masyarakat luas
• Calon pegawai/ anggota
• Para pegawai/ anggota
• Pemasok jasa & berbagai macam barang
• Pra investor
• Para distibutor
• Konsumen & pemakai produk organisasi
• Para pemimpin pendapat umum
• Serikat-serikat pekerja
• Media massa

 ALASAN PENETAPAN KHALAYAK:

• Untuk mengidentifikasi segmen khalayak/ kelompok yang paling tepat untuk dijadikan sasaran program PR
• Untuk menciptakan skala prioritas, terkait keterbatasan sumber dana, sumber daya, dll
• Untuk memilih media dan teknik PR yang paling sesuai
• Untuk mempersiapkan pesan-pesan agar efektif dan mudah diterima khalayak.

CONTOH:

KHALAYAK YAYASAN AMAL: 

Pihak-pihak yang menjadi khalayak: 

• Para anggota, penyumbang, sukarelawan, petugas pengumpul dana sumbangan
• Penerima/ pemakai jasa bantuan yayasan
• Calon pendukung/ penyumbang, calon sukarelawan
• Politisi, pejabat pemerintah, tenaga media profesiona, media massa

KHALAYAK BADAN PARIWISATA:

Pihak-pihak yang menjadi khalayak:

• Para pejabat pemerintah & ASN, pejabat terkait
• Agen perjalanan wisata, pengelola wisata konvensi
• Pemilik hotel, pemilik usaha kuliner, kelompok pengusaha hotel
• Jasa transportasi/ pemilik
• Pengunjung/ wisatawan
• Pengusaha tiket perjalanan
• Media massa