Teori-teori Komunikasi untuk Membantu Identifikasi Masalah & Kerja PR

 

Teori-teori Komunikasi untuk Membantu Identifikasi Masalah & Kerja PR

 

Neuman (2006; dikutip di Kriyantono, 2014) teori merupakan pengetahuan dunia nyata yang terorganisasi, sehingga dapat membantu orang untuk memvisualkan dan menjelaskan sesuatu.

Teori dapat digunakan oleh seorang praktisi public relationsions untuk menjadi pedoman pengambilan keputusan yang terkait dengan situasi dan kondisi yang sedang dihadapi saat itu.

TEORI SISTEM

Teori sistem memfokuskan perhatian untuk memahami bagaimana kualitas fungsi yang dijalankan setiap sistem dalam suatu relasi dinamis dengan sistem-sistem lainnya (Kriyantono, 2014: 77).

Hal yang penting dari teori ini adalah hubungan sosialnya.

Hubungan sosial yang baik merupakan hasil (output) dari suatu interaksi sosial, interaksi antara organisasi dengan publiknya.

Apabila sistem ini diterapkan, maka prinsip pokok yang berlaku yaitu organisasi merupakan salah satu bagian (subsistem) dari suatu sistem sosial yang lebih kompleks, karenanya saling berhubungan, saling tergantung, dan saling memengaruhi satu sama lainnya.

Menjalin hubungan dalam organisasi merupakan suatu hal yang harus diperhatikan dan harus diterapkan.

Praktisi public relations dapat menjadikan teori ini sebagai dasar menjalin hubungan dengan publiknya

Teori ini juga menganggap bahwa aktivitas organisasi mengakibatkan konsekuensi (dampak) bagi publiknya.

Public relations memiliki peran yang sangat krusial dalam menjalankan hubungan dengan publiknya dan hasil yang akan didapat di publiknya seperti citra dan reputasi organisasi itu sendiri

BOUNDARY SPANNING

Boundary spanning merupakan salah atu ciri dari sifat organisasi yang merupakan sistem terbuka.

Sistem terbuka adalah terdapatnya interaksi anatara organisasi dengan lingkungannya untuk melakukan monitoring, seleksi, dan menghimpun informasi.

 “organisasi tidak dapat bergantung hanya pada proses dan interaksi internal seperti yang dilakukan sistem tertutup. Organisasi harus berinteraksi dengan kelompok lainnya.”

Beberapa aktivitas pelaksanaan fungsi boundary spanning yang dapat dilakukan oleh praktisi public relations, yaitu:

- Menjelaskan informasi tentang organisasi kepada publik (lingkungannya).

- Memonitor lingkungannya sehingga mengetahui apa yang terjadi dan menginterpretasi isu-isu yang potensial memengaruhi aktivitas organisasi dan membantu manajemen merespon isu-isu tersebut melalui aktivitas isu manajemen.

- Membangun sistem komunikasi dua arah dengan publiknya agar organisasi dapat beradaptasi dengan lingkungnnya.

RELATIONSHIP MANAGEMENT THEORY

Teori ini terkait dengan fungsi dasar public relations, yaitu aktivitas komunikasi yang menghubungkan organisasi dan publik. Teori ini fokus membahas proses manajemen relasi antara organisasi dan publiknya, internal maupun eksternal, sehinga teori ini dikenal sebagai pusat atau inti dari public relations.

Teori relationship management theory juga dikenal seagai organization-public relationship (OPR) (Ledingham, 2003 & 2005; Philips, 2006; Waters, 2008; dikutip di Kriyantono, 2014: 276).

OPR adalah “situsi yang terjadi di antara organisasi dan publiknya yang di dalamnya tindakan kedua pihak dapat berdampak bagi kesejahteraan ekonomi, sosial, budaya atau politik dari tiap-tiap pihak.”

TEORI MATEMATIKA KOMUNIKASI

Claude Shannon dan Warren Weaver menggambarkan tentang proses komunikasi antarmanusia sebagai proses transmisi  yang linier atara komunikator kepada komunikan

Beberapa konsep yang saling berkaitan seperti konsep gangguan (noise), transmitter, sumber (source), signal, receiver, destination, dan informasi.

Pesan disusun oleh seseorang yang disebut sumber informasi, yang kemudian ditransmisikan lewat trannsmiter dan nantinya akan menjadi signal (encode) yang akan dimengerti oleh penerima, dan kemudian pesan itu diubah menajdi signal sehingga dapat disebarkan melalui beberapa channel  atau saluran yang nantinya akan diterima dan diubah oleh receiver menjadi pesan yang mudah dipahami oleh destination.

Pesan dimungkinkan akan mengalami gangguan (noise) yang dapat memengaruhi sinyal yang dipancarkan sehingga berpotensi mengganggu penerimaan pesan.

Adanya gagguan dapat menyebabkan penerimaan presepsi yang berbeda antara praktisi public relations dengan publiknya, sehingga dapat berdampak pada organisasi.

UNCERTAINTY REDUCTION THEORY

Charles Berger dan Richard Calabrese menjelaskan tentang bagaimana individu menggunakan komunikasi untuk mengurangi keragu-raguan, memahami orang lain dan diri individu itu sendiri, dan membuat prediksi tentang perilaku orang lain ketika berinteraksi dengan orang lain saat pertama bertemu .

Pada dasarnya, tujuan komunikasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian yang dirasakan oleh seorang individu mengenai lingkungan dan orang-orang disekitarnya.

Ada 2 jenis ketidakpastan. Ketidakpastian yang pertama adalah ketidakpastian perilaku (behavioral uncertainty), yaitu ketidakpastian yang berkaitan akan perilaku mana yang seharusnya seseorang lakukan dalam suatu situasi.

Ketidakpastiaan yang kedua adalah ketidakpastian kognisi (cognitive uncertainty), yaitu ketidakpastian yang berkaitan tentang apa saja yang seharusnya dipikirkan tetang sesuatu atau orang lain.

Dalam praktik public relations, teori ini digunakan untuk meminimalisir adanya ketidakpastiaan publik terhadap suatu organisasi.

Tugas public relations adalah menciptakan citra dan reputasi yang positif mengenai organisasi kepada publik. Informasi yang diberikan kepada publik haruslah legkap dan tidak boleh terpotong-potong karena informasi ini lah yang akan menentukan perilaku publik terhadap organisais.

karena itu, organisasi harus membantu publiknya untuk mengurangi ketidakpastian dengan lebih terbuka memberikan informasi (seld-disclosure), sehingga publik dalam keadaan berkecukupan informasi atau well informed

 

TEORI EXCELLENCE IN PUBLIC RELATIONS

4 model tipe proses kegiatan public relations dalam menjalin hubungan dengan publik:

1. Model Press Agentry/Publisitas.

Model yang menggunakan komunikasi satu arah (one-way communication) dari organisasi kepada publiknya. Praktisi public relations lebih banyak melakukan propaganda atau kampanye untuk tujuan publisitas media yang menguntungkan pihaknya. Ini merupakan kegiatan publisitas, yaitu upaya meraih perahatian dan liputan media. Model ini sering disalahgunakan dengan berbagai cara,  yang salah satunya dibuat untuk mengabaikan kebenaran informasi sebagai upaya untuk menutupi unsur negatif organisasi atau individu.

2. Model Public Information.

Model ini juga menggunakan komunikasi satu arah seperti model press-agentry. Tujuannya untuk membangun kepercayaan publik melalui komunikasi satu arah dengan memberikan informasi kepada publik, tetapi tidak mementingkan persuasif untuk merubah sikap. Biasanya, organisasi yang mengunakan model ini cenderung untuk memberikan informasi mengenai organisasinya (termasuk produk dan jasa) tanpa memerdulikan feedback dari publiknya.

3. Model Two-Way Asymmetric.

Modelini menggunakan komunikasi dua arah antara organisasi dengan publiknya. Meski telah menggunakan komunikasi dua arah, tetapi model two-way asymmetric ini lebih mengarahkan strategi komunikasi organisasi untuk memengaruhi publik untuk beradaptasi dengan organisasi, bukan sebaliknya. Praktisi public relations dapat membantu organisasi memersuasi publik agar berpikir dan bertindak seperti yang dikehendaki oleh organisasi. Karena sifat asymmetric yang dimilikinya, organisasi pada model ini tidak berupaya untuk mengubah sikap dirinya, tetapi berupaya untuk mengubah sikap dan perilaku publiknya.

4. Model Two-Way Symmetric.

Model ini berangkat dari mindset bahwa public relations sebagai penggunaan komunikasi untuk memanipulasi publik agar mendapatkan keuntungan untuk organisasi, maka model press-agentry, public information, dan two-way asymmetric masih bersifat asimetris yang berupaya untuk mengubah perilaku publik tanpa dibarengi upaya untuk mengubah perilaku organisasi. Model ini merupakan model yang paling ideal, karena mengutamakan komunikasi secara penuh dengan publiknya serta fokus pada upaya membangun hubungan dan pemahaman bersama, bukan upaya untuk memersuasi publik dengan berbagai cara. Model ini sangat memerhatikan feedback dari publik, menganggap publik lebih dari sekadar publik.

CONTINGENCY OF ACCOMODATION THEORY

Teori contingency of accomodation merupakan modifikasi dan pelengkap dari teori normatif (teori excellence). Teori CA dianggap sebagai potret yang lebi relaistis dari strategi PR atau model PR, karena public rekations bergerak antara advokasi murni bagi organisasi atau klien dan akomodasi murni bagi publik.

Teori CA bukan berseberangan dengan teori excellence, melainkan lebih untuk memperkaya dan membuat lebih kompleks.

Akomodasi sebagai situasi ketika praktisi public relations berupaya untuk memenuhi kebutuhan organisasi dan publiknya melalui dialog, negosiasi, dan kompromi, sedangkan advokasi yaitu situasi ketika praktisi public relations berusaha untuk memenuhi kebutuhan organisasi atau publik dengan cara mengurangi atau meniadakan kebutuhan pihak lainnya.

Win-win solution yang ditawarkan oleh model  two-way symmetric tidak selama merupakan kondisi yang ideal bagi organisasi atau bahkan sulit untuk mancapainya .

Praktisi public relations pada saat tertentu dapat menerapkan strategi secara bergantian: bersikap akomodatif atau bersikap advokatif, tergantung variabel internal atau eksternal yang dominan. Tidak ada strategi yang tetap sebagai teori normatif dalam public relations.

SITUATIONAL THEORY OF THE PUBLIC

[10.30, 9/11/2020] Bu Dosen Ari Yusmindarsih: Teori situational of the public / STP ini adalah teori yang bermanfaat untuk mengidentifikasi publik, sehingga dapat membuat kategori publik dengan lebih spesifik berdasarkan perilaku komunikasi dari individu dan efek komunikasi yang diterima individu tersebut.

Hal ini untuk memastikan bahwa pesan komunikasi yang disampaikan oleh praktisi public relations benar-benar sesuai dengan kebutuhan sasarannya.

Publics: jurnalis, karyawan, investor, konsumen, pemerintah, atau komunitas lokal.

Untuk menentukan publik yang aktif tau tidaknya, praktisi public relations harus melakukan penelitian terlebih dahulu. Penelitian dapat dilakukan dengan cara survei ataupun melakukan focus group discussion (FGD). Selain itu, STP ini juga dapat dijadikan acuan bagi praktisi public relations untuk bersikap lebih etis dalam kampanyenya.

TEORI STRUKTURASI

Teori strukturasi digagas oleh Anthony Giddens.

Giddens melihat bahwa individu mempunyai kemauan untuk mengubah struktur sosial. Struktur dalam sistem sosial seperti norma-norma kelompok, jaringan komunikasi, institusi sosial, ataupun aturan pergaulan memengaruhi perilaku individu sehingga individu juga bisa memengaruhi struktur-struktur itu, salah satunya dengan cara membuat aturan baru.

Teori sistem merujuk pada relasi antarbagian sistem, sedangkan teori strukturasi menyebut relasi itu merupakan bagian dari sistem.

Asumsi pokok mengenai teori strukturasi:

- Manusia adalah aktor (agen) yang menentukan pilihan sendiri atas perilakunya.

- Organisasi diproduksi dan direproduksi melalui struktur yang dalam hal ini adalah penggunaan aturan dan sumber saya dalam interakri sosial.

- Struktur bukanlan entitas fisik, melainkan merupakan seperangkat peraturan (rule) dan sumber daya (resources) ynag digunakan organisasi untuk mencapai tujuannya.

- Karena struktur bersifat dinamis, maka struktur dalam organisasi bukan hanya dibentuk pada awalnya saja (prouced), melainkan juga mengalami proses pembentukan kembali (mengalami perubahan atau reproduced).

- Struktur sering dipinjam dari kelompok yang lebih besar.

Dalam praktik public relations, teori strukturasi ini memandang bahwa proses public relations sebagai suatu proses komunikasi yang dinamis dimaknai bukan hanya dilakukan oleh praktisi public relation¸ melainkan oleh semua anggota organisasi.

Proses public relations dapat dilakukan pada semua level organisasi, sehingga dapat memberikan peluang anggota organisasi untuk mengkonstruksi realitas sosial agar dapat menciptakan pengertian bersama (shared-meaning).

TEORI MOTIVASI DAN GAYA MANAJERIAL

Gaya kepemimpinan merupakan suatu hal yang penting pada organisasi karena akan memengaruhi kerja anggota organiasinya.

Praktisi public relations harus memahami gaya manajerial yang dilakukannya. Proses komunikasi pada teori ini juga dinggap suatu hal yang penting untuk memotivasi karyawan-karyawannya dalam hal pekerjaan.

Seni memotivasi yang biasanya dilakukan oleh manajer ini juga pada dasarnya merupakan manajemen yang dilakukan oleh manajer agar orang lain melaksanakan apa yang dikehendaki oleh si manajer. Gaya memotivasi merupakan indikator gaya manajerial.

Di dalam teori MOTIVASI dan GAYA MANAJERIAL, ada teori lain yang menjadi indikator dan memiliki hubungan dengan teori tersebut. Teori-teori tersebut adalah:

Teori Hirarki Kebutuhan.

Abraham Maslow: beberapa tingkatan kebutuhan yang harus dipenuhi agar seseorang merasa terpuaskan, tingkatan tersebut adapalah (1) kebutuhan fisiologi, (2) kebutuhan keamanan dan keselamatan, (3) kebutuhan sosial, (4) kebutuhan akan penghargaan diri atau self-esteem, dan (5) kebutuhan aktualisasi diri.

Teori X dan Y.

Doughlas McGregor: teori X didefinisikan sebagai upaya untuk mengelola orang dengan memotivasi mereka sejak awal dengan kekuatan fisik dan kekuasaan. Teori X berasumsi bahwa pada dasarnya individu mempunyai sifat yang tidak suka beekerja sehingga diperlukanlah motivasi tersebut.

Teori Y mengasumsikan bahwa individu secara alami mempunyai keinginan dan kebutuhan, salah satunya kebutuhan untuk bekerja, peran manajer lebih untuk mendorong dan menyediakan peluang agar keinginan dan kebutuhan tersebut dapat terpenuhi.

 

Teori V.

Ward L. Quaal dan Kames A. Brown: teori V dikenal juga sebagai the “v” of management. Teori ini memandang proses manajerial sebagai proses relasi dua arah (biraletional). Proses manajemen yaitu suatu proses pemberian perintah dan arahan yang mengandung hubungan antarpersonal, yang mengandung makna dan interelasi yang dinamis dari orang-orang yang terlibat dalam proses pemberian dan pengaktualisasian perintah dan arahan.

Teori Kesehatan-Motivator.

Frederick Herzberg: ada dua faktor kepuasan dan tidak kepuasan kerja, yaitu motivator (seperti tanggung jawab, kemajuan pekerjaan, prestasi kerja, pekerjaan itu sendiri, dan peluang pengembangan diri) dan pemeliharaan (maintenenca) atau kesehatan (hygine) (yang mencakup gaji, supervisi, keamanan kerja, kebijakan organisasi, kondisi lingkungan kerja, administrasi, hubungan dengan rekan kerja)

Rensis Likert: Teori motivasi dan gaya manajerial memiliki 4 tipe manajerial:

1. Gaya penguasa mutlak (the exploitative authoritative).

2. Gaya semi mutlak (the benevolent authoritative system).

3. Gaya penasihat (the consultative system).

4. Gaya pengajak-serta (the participative management system).

Teori ini penting bagi praktisi public relations untuk mengetahui dan memahami motivasi yang dimiliki karyawan. Ini untuk mendapatkan feedback bagi manajemen yang akan digunakan utnuk merumuskan strategi meningkatkan motivasi kerja karyawan. Teori ini juga digunakan untuk memberikan informasi kepada karyawan bahwa mereka memiliki kebutuhan yang universal dan praktisi public relations harus memahami kebutuhan karyawan-karyawan tersebut